Muchos autónomos hacen sus facturas con una plantilla de Word o Excel: rellenan los datos, la guardan en PDF y la envían. Con la llegada de Verifactu, la gran pregunta es si esto seguirá siendo legal. La respuesta no es un sí o un no rotundo: depende de cómo uses esa plantilla.
En resumen
- Si usas Word o Excel solo como plantilla (como una «máquina de escribir»: escribes la factura, la imprimes o la guardas en PDF), Hacienda entiende que no es un sistema informático de facturación y no te afecta Verifactu.
- Si con esa misma hoja llevas tus libros registro, sumas el IVA del trimestre o tratas los datos de facturación, sí es un sistema de facturación y no cumple los requisitos de Verifactu.
- No puedes mezclar: si usas un programa de facturación, todas tus facturas tienen que salir de él.
- Fecha: el BOE fija el 1 de julio de 2027 para autónomos; Hacienda ha anunciado que quiere retrasarlo a octubre de 2028, pero aún no está publicado.
- Alternativa gratuita: la aplicación de facturación de la Agencia Tributaria.
Qué dice Hacienda
El Reglamento de Verifactu (Real Decreto 1007/2023) se aplica a los sistemas informáticos de facturación: los programas que se usan para expedir facturas y que, además, registran o tratan esa información.
Sobre las hojas de cálculo y los procesadores de texto, la Dirección General de Tributos (en consultas como la V0058-25) y la propia Agencia Tributaria han ido marcando un criterio basado en el uso:
| Uso de Word o Excel | ¿Es un sistema de facturación? | ¿Te afecta Verifactu? |
|---|---|---|
| Plantilla para escribir la factura, imprimirla o guardarla en PDF, sin tratar los datos después | No: funciona como una máquina de escribir | No |
| Hoja que, además de emitir las facturas, lleva el registro de todas ellas, calcula los totales del trimestre o genera los libros de IVA o IRPF | Sí | Sí, y Excel o Word no cumplen los requisitos |
| Plantilla con macros que numeran, guardan y resumen las facturas automáticamente | Muy probablemente sí | Sí |
El principio de unidad
Si usas un programa de facturación para algunas facturas, todas las facturas que emitas tienen que salir de ese sistema. No puedes hacer unas en tu programa y otras en Word para «esquivar» el registro.
Ojo: el criterio no está escrito con detalle en el Reglamento, sino en consultas y aclaraciones de Hacienda, y la frontera entre «plantilla» y «sistema» puede ser difusa. Si estás en la duda, lo más seguro es usar un programa adaptado o la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
Casos prácticos
| Caso | ¿Puede seguir así con Verifactu? |
|---|---|
| Ana, ilustradora, emite 2 o 3 facturas al mes con una plantilla de Word. Las guarda en PDF y su gestoría le lleva los libros con su propio programa | Sí, en principio: usa Word como plantilla y no trata los datos |
| Raúl, programador, tiene un Excel con una pestaña por factura y otra que suma automáticamente las bases e IVA de cada trimestre, de la que saca los datos del 303 | No: esa hoja funciona como sistema de facturación y libro registro |
| Lucía, traductora, usa una plantilla de Excel para la factura, pero apunta los datos a mano en otro Excel que es su libro de ingresos | Zona gris: si los dos ficheros forman en la práctica su sistema de facturación, podría considerarse SIF. Mejor cambiar |
| Javier, fotógrafo, usa un programa de facturación, pero algunas facturas pequeñas las hace en Word | No: rompe el principio de unidad; todas deben salir del programa |
| Una tienda que emite tickets con un TPV | No aplica Word/Excel: el TPV es un sistema de facturación y debe estar adaptado |
| Marcos, electricista, hace facturas a mano en un talonario de papel | Sí: las facturas manuales no están afectadas (aunque es poco práctico) |
Riesgos de seguir con Word o Excel
Aunque tu uso encaje en la «plantilla» y no te afecte Verifactu, hay motivos para plantearte el cambio:
- La frontera es difusa. En una comprobación, tendrás que demostrar que solo usas la hoja como plantilla. Si Hacienda considera que es un sistema de facturación no adaptado, la sanción puede llegar a 50.000 € por ejercicio.
- Sigues teniendo que llevar libros registro. Si no los lleva tu gestoría con su programa, tendrás que hacerlos tú, y si los haces con la misma hoja, entras en el supuesto de sistema de facturación.
- Errores de numeración. Las facturas deben ser correlativas y sin saltos. Con plantillas es muy fácil equivocarse o duplicar números.
- La factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley Crea y Crece), cuando entre en vigor, exigirá un formato estructurado que un PDF de Word no cumple.
- Tus clientes pueden empezar a pedir facturas con el QR de Verifactu para comprobarlas.
En resumen: Word o Excel como plantilla pueden servir a muy pequeña escala, pero cada vez tiene menos sentido. Un programa sencillo o la aplicación gratuita de Hacienda eliminan el riesgo.
Alternativas y cómo cambiar
| Opción | Para quién | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|---|
| Aplicación gratuita de la Agencia Tributaria | Autónomos con pocas facturas | Gratis, cumple Verifactu, genera el PDF con QR | Facturas dentro de la Sede, sin libros ni modelos, tienes que enviar tú la factura al cliente |
| Programa o app de facturación | La mayoría de autónomos | Cumple Verifactu, numera solo, genera libros y ayuda con el 303 y el 130 | Cuota mensual (normalmente baja) |
| Software de tu gestoría | Si tu gestoría ofrece un portal de facturación | Todo integrado con tu contabilidad | Dependes de la gestoría |
| Facturas manuales en papel | Casos muy puntuales | No les afecta Verifactu | Poco práctico, fácil equivocarse, no sirve para la factura electrónica |
Cómo hacer el cambio sin líos
- Elige el momento: mejor a principios de año o de trimestre.
- Empieza una nueva serie de numeración en el programa (por ejemplo, 2027-A-0001) o continúa la anterior, pero sin saltos ni duplicados.
- Da de alta tus clientes y tus servicios habituales en el programa.
- Guarda las facturas antiguas en PDF: hay que conservarlas al menos 4 años (mejor 6).
- Comprueba que la primera factura sale con el QR y la leyenda de Verifactu cuando la norma ya sea obligatoria (o antes, si lo activas voluntariamente).
- Avisa a tu gestoría para que sepa de dónde salen tus facturas a partir de ahora.
Preguntas frecuentes
¿Y Google Docs o Google Sheets? Se aplica el mismo criterio que a Word y Excel: depende de si los usas solo como plantilla o también para registrar y tratar tus facturas.
¿Las plantillas de factura que se descargan de internet sirven? Como plantilla para escribir la factura, sí, con las mismas condiciones. Lo que no sirven son las hojas «inteligentes» que llevan el control de todas tus facturas y calculan tus impuestos.
Mi gestoría me pide un Excel con todas mis facturas cada trimestre. ¿Me convierte eso en un sistema de facturación? Es un punto delicado: ese listado es, en la práctica, un registro de facturación. Hablad de cómo hacerlo cuando Verifactu sea obligatorio; lo más sencillo suele ser pasar a un programa compatible con el de la gestoría.
¿Puedo seguir con Word hasta la fecha de Verifactu? Sí. Hasta que Verifactu sea obligatorio, no hay ningún cambio. Pero aprovecha ese tiempo para decidir con calma.
¿Cuánto cuesta un programa de facturación adaptado? Para un autónomo, los planes básicos suelen costar entre 5 y 20 € al mes, y es un gasto deducible. Algunos tienen planes gratuitos con límite de facturas.
¿La aplicación gratuita de Hacienda me sirve si emito muchas facturas? Puede usarse, pero es poco práctica para un volumen alto: no genera libros, no envía facturas al cliente y no se integra con tu contabilidad.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional. El criterio sobre el uso de hojas de cálculo y procesadores de texto procede de consultas y aclaraciones de Hacienda que pueden cambiar, y el calendario de Verifactu está pendiente de un nuevo aplazamiento: comprueba siempre la información vigente en la web de la Agencia Tributaria. Última revisión: 28 de octubre de 2026.