La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) obliga a que todas las facturas entre empresas y autónomos sean electrónicas. No basta con mandar un PDF por correo: la factura tendrá que enviarse en un formato estructurado que los programas puedan leer, a través de plataformas conectadas entre sí, e informar de cuándo se paga. En 2026 se aprobó por fin el reglamento y la orden que fija el calendario.
En resumen (a 28 de octubre de 2026)
- Norma: Real Decreto 238/2026 (BOE de 31 de marzo de 2026) y Orden HAC/1028/2026 (BOE de 5 de octubre de 2026).
- Calendario: octubre de 2027 para empresas y autónomos con más de 8 millones de euros de facturación; octubre de 2028 para el resto, es decir, para casi todos los autónomos.
- A quién afecta: a las facturas entre empresarios y profesionales establecidos en España. No afecta a las facturas a particulares ni a los tickets.
- Formatos: UBL, Facturae, CII o EDIFACT, conforme al estándar europeo EN 16931. Un PDF no basta.
- Cómo: con un programa de facturación compatible, una plataforma privada o la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria.
- Nuevo: habrá que comunicar si aceptas o rechazas una factura y cuándo la pagas.
Qué es (y qué no es) la factura electrónica B2B
Una factura electrónica en el sentido de esta norma es un fichero con los datos de la factura estructurados (como un formulario que un programa puede leer automáticamente), emitido, enviado y recibido por medios electrónicos. Un PDF, aunque se envíe por correo, no lo es: es una imagen de la factura.
No hay que confundirla con…
| Norma | Qué regula | Quién |
|---|---|---|
| Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece, RD 238/2026) | El formato y el envío de las facturas entre empresas, y la comunicación de su pago | Empresas y autónomos que facturan a otras empresas y autónomos en España |
| Verifactu (RD 1007/2023) | Los programas con los que se emiten las facturas: registro inalterable y QR | Todos los que facturan con un programa (también a particulares) |
| Facturae a la Administración (Ley 25/2013) | Facturas a ayuntamientos, ministerios y demás organismos públicos, a través de FACe | Proveedores de la Administración |
Las tres conviven: una factura a otra empresa tendrá que emitirse con un programa adaptado a Verifactu y, además, enviarse como factura electrónica estructurada.
Para qué sirve
El objetivo principal de la ley es luchar contra la morosidad: al tener que comunicar cuándo se paga cada factura, la Administración podrá saber qué empresas pagan tarde a sus proveedores. También reduce errores y el trabajo manual de introducir facturas.
Calendario
| Fecha | Qué pasa |
|---|---|
| Septiembre de 2022 | Se aprueba la Ley 18/2022, Crea y Crece, que establece la obligación |
| 31 de marzo de 2026 | Se publica en el BOE el Real Decreto 238/2026, que desarrolla la factura electrónica B2B (en vigor desde el 20 de abril de 2026) |
| 5 de octubre de 2026 | Se publica la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de la Agencia Tributaria y pone en marcha los plazos |
| Octubre de 2027 | Obligatoria para empresas y autónomos con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros el año anterior |
| Octubre de 2028 | Obligatoria para el resto, incluidos la gran mayoría de autónomos y pymes |
| 12 meses desde la obligación | Periodo transitorio: quien ya está obligado debe acompañar la factura electrónica de una copia en PDF para los clientes que todavía no estén obligados (salvo que acepten el formato electrónico) |
Coincidencia con Verifactu: Hacienda ha anunciado que quiere retrasar Verifactu también a octubre de 2028. Si se confirma, la mayoría de autónomos tendrá que adaptarse a las dos obligaciones a la vez, y lo más sencillo será hacerlo con un único programa que cumpla ambas.
Algunas fuentes apuntan a que la obligación de comunicar los estados de pago podría aplicarse aún más tarde a quienes facturan menos de 8 millones. Revisa siempre la fecha concreta que te corresponde en el BOE.
Requisitos
Formatos admitidos
Las facturas deben seguir el modelo europeo EN 16931 en una de estas sintaxis:
- UBL (la de referencia para la solución pública de la Agencia Tributaria).
- Facturae (el formato español que ya se usa con la Administración).
- CII o EDIFACT (más habituales en grandes empresas y en el sector de distribución).
Cada factura llevará un código único formado por el NIF del emisor, el número y serie y la fecha de expedición.
Cómo se envían: dos vías
| Vía | Cómo funciona | Para quién |
|---|---|---|
| Plataformas privadas de facturación electrónica | Tu programa envía la factura a través de una plataforma que se conecta con las de tus clientes (red Peppol u otras). Las facturas llevan firma electrónica avanzada. La plataforma también envía una copia en UBL a la solución pública de Hacienda | La mayoría de empresas y autónomos con programa de facturación |
| Solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria | Gratuita. Sirve como canal para enviar y recibir facturas y como repositorio. Hacienda ofrecerá una aplicación para emitir facturas e informar de su estado | Autónomos y pymes con pocas facturas |
Los estados de la factura
Es la gran novedad. El receptor de la factura tendrá que comunicar al emisor (y a la solución pública):
- Si la acepta o la rechaza comercialmente, con la fecha.
- Cuándo la paga íntegramente, con la fecha.
Según el reglamento, estas comunicaciones deben hacerse en un plazo máximo de 4 días (sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales). Si no se rechaza expresamente, la factura se considera aceptada.
Exclusiones
- Facturas a particulares (consumidores finales).
- Facturas simplificadas (tickets), salvo las cualificadas con los datos del destinatario.
- Operaciones con clientes no establecidos en España.
- Facturas a la Administración, que siguen su propia normativa (FACe).
Qué tiene que hacer un autónomo
Si facturas sobre todo a particulares
Apenas te afecta: las facturas y tickets a consumidores quedan fuera. Pero sí tendrás que recibir en formato electrónico las facturas de tus proveedores (empresas) y comunicar cuándo las pagas.
Si facturas a empresas y autónomos
- Revisa tu programa de facturación. Pregunta a tu proveedor si emitirá facturas en formato estructurado (UBL o Facturae) y si se conecta a una plataforma de facturación electrónica. La mayoría de programas para autónomos lo incorporarán antes de 2028.
- Si facturas con Word o Excel, tendrás que cambiar: un PDF no cumple. Valora un programa de facturación o la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria.
- Comprueba los datos de tus clientes: NIF correcto, razón social y, si la plataforma lo pide, su dirección electrónica de recepción.
- Prepárate para recibir: tus proveedores también te enviarán facturas electrónicas. Tu programa (o la solución pública) tendrá que recibirlas y permitirte aceptarlas, rechazarlas y marcar la fecha de pago.
- Ordénalo junto con Verifactu: si las dos obligaciones llegan en octubre de 2028, busca un único programa que cumpla ambas.
- Mientras tanto, puedes empezar a usar la factura electrónica de forma voluntaria con los clientes que ya la acepten.
Coste
- Solución pública de la AEAT: gratuita.
- Programas de facturación para autónomos: la mayoría incluirá la factura electrónica en su cuota (normalmente entre 5 y 20 € al mes). Es un gasto deducible.
Preguntas frecuentes
¿Mandar la factura en PDF por correo seguirá valiendo? Para facturas entre empresas, no, a partir de la fecha que te corresponda. Durante los 12 meses del periodo transitorio, el PDF se manda como copia adicional a clientes que aún no estén obligados, pero no sustituye a la factura electrónica.
¿Y si mi cliente es una empresa de otro país? Las operaciones con clientes no establecidos en España quedan fuera de esta obligación. Muchos países de la UE tienen o tendrán sus propias normas de factura electrónica; revisa qué te piden tus clientes.
¿Las facturas a la Administración cambian? No. Siguen enviándose en Facturae a través de FACe, como hasta ahora.
¿Qué pasa si no cumplo? El reglamento no establece un régimen sancionador propio, pero el incumplimiento de las obligaciones de facturación puede sancionarse por la Ley General Tributaria. Además, en la práctica, tus clientes empresa no podrán recibir tus facturas en papel o PDF y es probable que te las rechacen.
¿Tengo que firmar electrónicamente cada factura? Las facturas enviadas por plataformas privadas deben llevar firma electrónica avanzada, pero normalmente la gestiona tu programa o la plataforma (firma delegada). Tú no tienes que firmar factura por factura.
¿Me conviene adelantarme? Sí, si tu programa ya lo permite y tus clientes lo aceptan: te ahorra errores, cobras antes y llegarás a 2028 sin prisas.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Las fechas y requisitos de la factura electrónica B2B dependen del Real Decreto 238/2026 y de su orden de desarrollo, que pueden modificarse: comprueba siempre la información vigente en el BOE y en la web de la Agencia Tributaria. Última revisión: 28 de octubre de 2026.