La factura es el documento más importante de tu actividad: es lo que te permite cobrar, lo que tu cliente usa para deducirse el gasto y lo que Hacienda revisa en primer lugar. Para que sea válida tiene que incluir unos datos mínimos que fija el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). En esta guía tienes la lista completa, las menciones especiales para cada caso y una plantilla para copiar.
En resumen
- Datos imprescindibles: número y serie, fecha, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), descripción, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total.
- Si eres profesional y facturas a una empresa española: añade la retención de IRPF (15 % o 7 %).
- Si la factura va sin IVA (cliente de la UE, exenta, exportación), indica el motivo con una mención legal.
- Numeración correlativa, sin saltos ni repeticiones.
- Plazo: en el momento de la operación; si el cliente es empresa, como tarde el día 16 del mes siguiente.
- Conservación: al menos 4 años.
- Con Verifactu, el programa de facturación añadirá un código QR.
Datos obligatorios de una factura completa
| Dato | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Correlativo dentro de cada serie, sin saltos | 2027-0042 |
| Fecha de expedición | El día en que haces la factura | 15/03/2027 |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la de expedición | Servicio prestado en febrero de 2027 |
| Tus datos | Nombre y apellidos, NIF y domicilio | Laura Gómez Pérez, 12345678Z, C/ Mayor 1, Madrid |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y domicilio | Estudio Creativo SL, B12345678, C/ Alcalá 100, Madrid |
| Descripción | Qué vendes o qué servicio prestas, con detalle suficiente | Diseño de identidad corporativa (logotipo y manual de marca) |
| Base imponible | El precio sin IVA (y sin descuentos ya aplicados) | 1.500,00 € |
| Tipo de IVA | 21 %, 10 %, 4 % o la mención de exención | 21 % |
| Cuota de IVA | Base × tipo | 315,00 € |
| Total | Base + IVA (− retención, si la hay) | 1.590,00 € |
Datos que no son obligatorios pero conviene poner
- Retención de IRPF si eres profesional y facturas a una empresa o autónomo español (formalmente no es un requisito de la factura, pero la retención tiene que constar para cobrar el importe correcto).
- Forma y plazo de pago, con tu IBAN.
- Precio unitario y cantidad de cada línea.
- Descuentos aplicados.
Con particulares: si tu cliente no es empresario, no estás obligado a poner su NIF y domicilio en una factura simplificada, pero en una factura completa sí debe figurar su nombre. Si el particular te pide factura completa, añade sus datos.
Menciones especiales según el caso
Cuando la factura no lleva IVA español o tiene alguna particularidad, hay que indicarlo con una frase concreta. Estas son las más habituales:
| Caso | Mención que debe aparecer | Otros requisitos |
|---|---|---|
| Cliente empresa de otro país de la UE (servicios) | «Inversión del sujeto pasivo» (art. 84.Uno.2º y 69 de la Ley del IVA) | NIF-IVA del cliente comprobado en el VIES; incluir la operación en el modelo 349 |
| Venta de bienes a empresa de la UE | «Entrega intracomunitaria exenta» (art. 25 de la Ley del IVA) | NIF-IVA del cliente y prueba del transporte |
| Cliente fuera de la UE (servicios a empresas) | «Operación no sujeta al IVA español por reglas de localización» (art. 69 de la Ley del IVA) | Datos del cliente y su identificación fiscal extranjera |
| Exportación de bienes | «Exportación exenta» (art. 21 de la Ley del IVA) | Documento aduanero |
| Actividad exenta (sanitaria, educativa, seguros…) | «Operación exenta de IVA» (art. 20.Uno.[n.º] de la Ley del IVA) | Indicar el apartado concreto |
| Inversión del sujeto pasivo en España (algunas obras, chatarra, oro) | «Inversión del sujeto pasivo» (art. 84.Uno.2º de la Ley del IVA) | El cliente declara el IVA |
| Recargo de equivalencia (vendes a un minorista) | Desglosar el recargo (5,2 %, 1,4 % o 0,5 %) | — |
| Régimen especial del criterio de caja | «Régimen especial del criterio de caja» | — |
| Factura rectificativa | «Factura rectificativa», número de la factura original y motivo | Serie propia |
| Profesional con retención del 7 % | Opcional: «Retención del 7 % por inicio de actividad» | Comunicación firmada al cliente |
Ejemplo de factura y plantilla gratis
Ejemplo: factura de Laura a una empresa española
FACTURA N.º 2027-0042 · Fecha de expedición: 15/03/2027
| Emisor | Cliente |
|---|---|
| Laura Gómez Pérez | Estudio Creativo SL |
| NIF: 12345678Z | NIF: B12345678 |
| C/ Mayor 1, 28013 Madrid | C/ Alcalá 100, 28009 Madrid |
| Concepto | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño de logotipo | 1 | 900,00 € | 900,00 € |
| Manual de marca (20 páginas) | 1 | 600,00 € | 600,00 € |
| Base imponible | 1.500,00 € | ||
| IVA 21 % | +315,00 € | ||
| Retención IRPF 15 % | −225,00 € | ||
| TOTAL A PAGAR | 1.590,00 € |
Forma de pago: transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000 en un plazo de 30 días.
Plantilla en blanco para copiar
FACTURA N.º [SERIE-NÚMERO]
Fecha de expedición: [DD/MM/AAAA]
Fecha de la operación (si es distinta): [DD/MM/AAAA]
EMISOR
[Nombre y apellidos]
NIF: [NIF]
Domicilio: [Calle, número, CP, ciudad]
CLIENTE
[Nombre o razón social]
NIF / NIF-IVA: [NIF]
Domicilio: [Calle, número, CP, ciudad, país]
CONCEPTO CANT. PRECIO IMPORTE
[Descripción del servicio] [1] [0,00 €] [0,00 €]
Base imponible: [0,00 €]
IVA [21] %: [0,00 €]
Retención IRPF [15] % (si procede): -[0,00 €]
TOTAL A PAGAR: [0,00 €]
[Mención especial, si procede: p. ej. «Inversión del sujeto pasivo»]
Forma de pago: [transferencia a IBAN ES.. / plazo]Importante: esta plantilla te sirve para saber qué datos poner. Si la usas con Word o Excel, hazlo solo como plantilla (sin llevar con ella tus registros) y revisa nuestro artículo sobre facturar con Word o Excel con Verifactu. Para la mayoría de autónomos, un programa de facturación es más cómodo y seguro.
Numeración, plazos y conservación
Numeración
- Las facturas deben ir numeradas de forma correlativa dentro de cada serie: 0001, 0002, 0003… Sin saltos ni duplicados.
- Puedes usar series distintas (por año, por tipo de cliente, por establecimiento), por ejemplo 2027-0001.
- Las facturas rectificativas van en una serie propia (por ejemplo, R-2027-0001).
- Si una factura está mal, no la borres ni reutilices su número: emite una rectificativa.
Cuándo hay que emitirla
| Cliente | Plazo |
|---|---|
| Particular | En el momento de la operación |
| Empresario o profesional | Como tarde, antes del día 16 del mes siguiente a la operación |
Puedes hacer una factura recapitulativa que agrupe varias operaciones con el mismo cliente dentro de un mes natural.
Cuánto tiempo guardarla
Al menos 4 años desde el fin del plazo de la declaración en la que se incluye (por ejemplo, una factura de marzo de 2027 entra en el 303 del 1T, que vence en abril de 2027, y debe guardarse hasta abril de 2031). Para el Impuesto sobre Sociedades y la normativa mercantil, el plazo es de 6 años. Puedes conservarlas en formato digital.
Facturas rectificativas
Se emiten para corregir errores (datos mal puestos, importe incorrecto) o por devoluciones y descuentos posteriores. Deben indicar que son rectificativas, el número y la fecha de la factura original y el motivo, y se declaran en el 303 del trimestre en que se emiten.
Verifactu
Cuando Verifactu sea obligatorio para los autónomos (el BOE fija el 1 de julio de 2027, aunque Hacienda ha anunciado su aplazamiento a octubre de 2028), tu programa de facturación tendrá que generar un registro de cada factura e incluir un código QR. Lo explicamos en el artículo de Verifactu para autónomos.
Errores frecuentes
- Saltarse números o empezar la numeración de cero a mitad de año sin cambiar de serie.
- Olvidar el NIF o el domicilio del cliente cuando es una empresa.
- Calcular la retención sobre el total con IVA: se calcula sobre la base.
- Poner retención a particulares o a clientes extranjeros.
- Facturar sin IVA a un cliente de la UE sin comprobar su NIF-IVA en el VIES o sin la mención legal.
- Descripciones genéricas del tipo «servicios varios». Describe qué has hecho.
- Corregir una factura editando el PDF en lugar de emitir una rectificativa.
- Emitir la factura meses después de la operación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer la factura en inglés? Sí, se puede emitir en cualquier idioma. Si Hacienda lo pide, tendrás que aportar una traducción. Muchos autónomos hacen facturas bilingües para clientes extranjeros.
¿Y en otra moneda? Puedes facturar en dólares o en otra moneda, pero la cuota de IVA (si la hay) tiene que expresarse en euros, y en tu contabilidad debes registrar el importe en euros.
¿Tengo que firmar la factura? No es obligatorio. En las facturas electrónicas, la firma o el sistema que garantice su autenticidad depende del medio que uses.
¿Puedo emitir una factura antes de cobrar? Sí, es lo normal: la factura se emite por la operación, no por el cobro. El IVA se declara en el trimestre de la factura, aunque cobres después (salvo que estés en el criterio de caja).
¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y una factura? La proforma es un presupuesto o una oferta: no tiene validez fiscal ni se declara. La factura de verdad se emite cuando haces el trabajo o la venta.
¿Y si el cliente no me paga? La factura sigue siendo válida y el IVA se declara igualmente. Si el impago se prolonga, existen procedimientos para recuperar el IVA (modificación de la base imponible por créditos incobrables); consúltalo con tu asesor.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Los requisitos de facturación pueden cambiar (por ejemplo, con Verifactu o la factura electrónica obligatoria): comprueba siempre la información vigente en la web de la Agencia Tributaria antes de emitir tus facturas. Última revisión: 28 de octubre de 2026.