Una factura proforma se parece mucho a una factura, pero no lo es: es una oferta o un borrador de lo que facturarás si el cliente acepta. Se usa mucho para pedir anticipos, para que el cliente apruebe un gasto o para trámites de aduanas. Lo importante es no confundirla con una factura real, porque no tiene efectos fiscales.
En resumen
- Qué es: un documento comercial con el formato de una factura, pero sin validez fiscal.
- No se declara: no se incluye en el IVA (303) ni en el IRPF, y el cliente no puede deducirse nada con ella.
- Para qué sirve: presupuestos formales, solicitudes de anticipo, aprobación de compras, aduanas y financiación.
- Debe indicar claramente «Factura proforma» y no usar la numeración de las facturas.
- Ojo con los anticipos: si cobras por adelantado, tienes que emitir una factura de anticipo de verdad (con IVA) al recibir el pago.
Qué es y para qué se usa
La factura proforma no aparece regulada en el Reglamento de facturación: es una práctica comercial. Recoge los mismos datos que tendrá la factura definitiva (conceptos, precios, IVA, condiciones), pero su función es informar o comprometer, no documentar una venta ya realizada.
Usos más habituales:
- Presupuesto formal: el cliente ve exactamente lo que pagará, con el desglose de impuestos, y lo aprueba internamente.
- Solicitud de anticipo o pago por adelantado: el cliente necesita un documento para pagar antes de recibir el servicio o el producto.
- Comercio exterior: las aduanas, los transitarios y los bancos (por ejemplo, en un crédito documentario) piden una proforma antes del envío.
- Subvenciones y financiación: para solicitar una ayuda o un préstamo, a veces hay que presentar proformas de las inversiones previstas.
- Departamentos de compras de empresas grandes: algunos no emiten un pedido sin una proforma previa.
Diferencias con la factura y otros documentos
| Factura proforma | Presupuesto | Albarán | Factura | Factura de anticipo | |
|---|---|---|---|---|---|
| Qué es | Oferta con formato de factura | Oferta de precio | Justificante de entrega | Documento de la venta | Factura por un cobro adelantado |
| Validez fiscal | No | No | No | Sí | Sí |
| Se declara en el 303 y en el IRPF | No | No | No | Sí | Sí |
| El cliente puede deducirse el IVA | No | No | No | Sí | Sí |
| Numeración | Propia (opcional) | Propia (opcional) | Propia | Serie de facturas, correlativa | Serie de facturas, correlativa |
| Se registra en Verifactu | No | No | No | Sí | Sí |
| Cuándo se emite | Antes de la venta | Antes de la venta | Al entregar | Al realizar la venta o el servicio | Al cobrar el anticipo |
La diferencia entre una proforma y un presupuesto es sobre todo de forma: la proforma imita el formato de la factura final, con todos los datos fiscales, mientras que un presupuesto puede ser más sencillo.
Qué debe incluir una proforma
No hay requisitos legales, pero lo recomendable es que lleve los mismos datos que tendrá la factura definitiva y deje muy claro que no es una factura:
- La mención «FACTURA PROFORMA» bien visible (y, si quieres, «Sin validez fiscal»).
- Una numeración propia, distinta de la de tus facturas (por ejemplo, PF-2027-001).
- Fecha y plazo de validez de la oferta.
- Tus datos y los del cliente.
- Descripción, cantidades, precios, IVA y retención si proceden, y total.
- Condiciones: forma de pago, anticipo, plazos de entrega, garantías.
Ejemplo
FACTURA PROFORMA PF-2027-007 · Fecha: 02/05/2027 · Válida hasta: 31/05/2027 · Documento sin validez fiscal
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Rediseño de la web corporativa (diseño de 8 páginas) | 3.000,00 € |
| Base imponible | 3.000,00 € |
| IVA 21 % | +630,00 € |
| Retención IRPF 15 % | −450,00 € |
| Total | 3.180,00 € |
Condiciones: 50 % por adelantado al aceptar el encargo y 50 % a la entrega. Plazo de entrega: 6 semanas desde el pago del anticipo.
Proforma y anticipos: cuándo hace falta una factura de verdad
Aquí está el error más común. Según la Ley del IVA, cuando cobras por adelantado una parte o el total de una operación, el IVA de ese importe se devenga en el momento del cobro. Por eso:
La proforma sirve para pedir el anticipo, pero cuando lo cobras tienes que emitir una factura de anticipo, con IVA, y declararla en el 303 de ese trimestre.
Ejemplo: el proyecto web de Laura
El cliente acepta la proforma PF-2027-007 (3.000 € de base) y paga el 50 % de anticipo el 10 de mayo de 2027. Laura entrega la web el 5 de julio.
| Documento | Fecha | Base | IVA 21 % | Retención 15 % | Total | Dónde se declara el IVA |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Proforma PF-2027-007 | 02/05/2027 | 3.000,00 € | 630,00 € | −450,00 € | 3.180,00 € | En ningún sitio |
| Factura de anticipo 2027-0058 | 10/05/2027 | 1.500,00 € | 315,00 € | −225,00 € | 1.590,00 € | 303 del 2T |
| Factura final 2027-0067 | 05/07/2027 | 3.000,00 € − 1.500,00 € de anticipo = 1.500,00 € | 315,00 € | −225,00 € | 1.590,00 € | 303 del 3T |
La factura final describe el trabajo completo (3.000 €), descuenta el anticipo ya facturado (indicando el número de la factura de anticipo) y aplica el IVA y la retención solo sobre lo pendiente.
En el IRPF, el ingreso se imputa en general cuando prestas el servicio (devengo). Tu cliente, en cambio, practica la retención cuando paga cada factura. Comenta con tu asesor cómo reflejar los anticipos en tus libros y en el modelo 130.
Errores frecuentes
- Cobrar un anticipo solo con la proforma y no emitir la factura de anticipo. El IVA de ese cobro queda sin declarar.
- Numerar la proforma en la serie de facturas. Luego no cuadra la numeración.
- No poner «proforma» de forma visible: el cliente puede contabilizarla como factura.
- Declarar las proformas en el 303 o como ingresos.
- Que el cliente se deduzca el IVA de una proforma: no puede; necesita la factura.
- Olvidar descontar el anticipo en la factura final y facturar dos veces.
Preguntas frecuentes
¿La factura proforma es obligatoria? No. Es opcional; la emites si te la pide el cliente o te resulta útil.
¿Tengo que guardar las proformas? No hay obligación fiscal, pero conviene archivarlas como prueba de lo que ofreciste y de lo que aceptó el cliente.
Si el cliente rechaza la proforma, ¿tengo que hacer algo? No. Como no tiene efectos fiscales, no hay que anularla ni rectificarla.
¿Puedo convertir una proforma en factura? Sí: cuando se realiza la operación (o cobras un anticipo), emites la factura con su número correlativo. Muchos programas tienen un botón para hacerlo a partir de la proforma.
¿Y para aduanas o exportaciones? La proforma (proforma invoice) es habitual para trámites previos al envío, pero cuando se produce la exportación debes emitir la factura comercial definitiva.
¿Sirve una proforma para justificar una subvención? Para solicitarla, a veces sí (como presupuesto). Para justificar el gasto después, normalmente se exigen las facturas definitivas y los justificantes de pago.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Las reglas sobre facturación y devengo del IVA en los anticipos pueden cambiar: comprueba siempre la información vigente en la web de la Agencia Tributaria. Última revisión: 28 de octubre de 2026.