Facturas emitidas, facturas de gastos, tickets, libros registro, declaraciones… Un autónomo acumula mucho papel (y muchos PDF). ¿Cuánto tiempo hay que guardarlo todo? ¿Se puede tirar el papel si lo escaneas? La respuesta corta: como mínimo 4 años por Hacienda y, por prudencia, 6 años; y para tirar el papel, el escaneo tiene que cumplir unos requisitos.
En resumen
- Hacienda: puede revisar tus impuestos durante 4 años desde que acaba el plazo de cada declaración. Tienes que guardar las facturas al menos ese tiempo.
- Código de Comercio: obliga a los empresarios a conservar libros y justificantes 6 años.
- Recomendación práctica: guarda todo 6 años desde el cierre de cada ejercicio, y más tiempo las facturas de bienes que sigas amortizando.
- Formato: las facturas electrónicas (PDF recibidos por correo) se guardan en digital. Las de papel solo se pueden destruir si las digitalizas con un programa de digitalización certificada homologado por Hacienda.
- Requisitos: que se puedan leer, que no se puedan alterar y que puedas acceder a ellas sin demora.
Cuánto tiempo hay que guardar cada documento
| Documento | Plazo mínimo | Norma |
|---|---|---|
| Facturas emitidas (copia) y recibidas | 4 años desde el fin del plazo de la declaración en que se incluyen | Ley General Tributaria (art. 66) y Reglamento de facturación (art. 19) |
| Libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión | 4 años (fiscal) / 6 años (mercantil) | LGT y Código de Comercio (art. 30) |
| Justificantes, contratos y correspondencia comercial | 6 años | Código de Comercio (art. 30) |
| Declaraciones presentadas (303, 130, 390, Renta…) y sus justificantes | 4 años (mejor 6) | LGT |
| Facturas de bienes que amortizas (ordenador, vehículo, local) | Mientras los amortices y 4 años más desde la última declaración en la que influyan | LGT |
| Bases negativas o deducciones pendientes de aplicar | Hasta 4 años después de la declaración en que las apliques | LGT |
| Nóminas, contratos y Seguridad Social de tus empleados | 4 años (mínimo) | Normativa laboral y de Seguridad Social |
| Certificados de retenciones y modelos 111, 115, 190, 180 | 4 años (mejor 6) | LGT |
La regla más sencilla: guarda todo lo de cada año durante 6 años a partir del 31 de diciembre de ese año, salvo las facturas de bienes que sigas amortizando, que tienen que acompañarte mientras sigan contando en tus declaraciones.
Cómo se cuentan los plazos
Los 4 años de Hacienda no empiezan el día de la factura, sino cuando termina el plazo para presentar la declaración en la que se incluye. Por eso una misma factura afecta a dos impuestos con fechas distintas.
Ejemplo: una factura de gasto de marzo de 2027
Laura recibe el 15 de marzo de 2027 una factura de un curso de formación.
| Impuesto | Declaración en la que entra | Fin del plazo de esa declaración | Hacienda puede revisarla hasta |
|---|---|---|---|
| IVA | 303 del 1T de 2027 | 20 de abril de 2027 | 20 de abril de 2031 |
| IRPF | Renta de 2027 | 30 de junio de 2028 | 30 de junio de 2032 |
| Código de Comercio | Libros de 2027 | — | 6 años: hasta finales de 2033 |
Conclusión: esa factura debe guardarse como mínimo hasta mediados de 2032, y lo prudente es hasta finales de 2033.
Ejemplo: un ordenador que amortizas
Laura compra un portátil en marzo de 2027 y lo amortiza hasta 2031. Esa factura justifica gastos en las Rentas de 2027 a 2031. La de 2031 se presenta hasta el 30 de junio de 2032 y puede revisarse hasta el 30 de junio de 2036. Así que la factura del portátil tiene que guardarse hasta 2036.
Cuando el plazo se alarga
El plazo de 4 años se interrumpe (y vuelve a empezar) si Hacienda inicia una comprobación, si presentas una declaración complementaria o rectificativa, o si recurres. Si tienes un procedimiento abierto, conserva toda la documentación de ese periodo hasta que termine.
En qué formato
El Reglamento de facturación permite conservar las facturas en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice:
- Autenticidad del origen (quién la emitió).
- Integridad del contenido (que no se ha modificado).
- Legibilidad.
- Acceso sin demora si Hacienda lo pide (desde España, aunque estén guardadas en la nube).
Según cómo recibiste la factura
| Factura | Cómo guardarla |
|---|---|
| Recibida en PDF o electrónica (por correo, descargada de una web) | Guárdala en ese mismo formato digital. No hace falta imprimirla |
| Emitida por ti con tu programa | Basta con conservar la copia en tu programa o en PDF |
| Recibida en papel | Guárdala en papel, o digitalízala con un programa de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria y entonces sí puedes destruir el original |
| Ticket de papel térmico | Se borra con el tiempo: haz una copia y, si quieres destruir el original, usa digitalización certificada |
¿Vale una foto o un escaneo normal?
Como copia de seguridad, sí, y te ayudará a no perder datos. Pero para que el escaneo sustituya legalmente al original de papel, tiene que hacerse con un programa de digitalización certificada (el que garantiza que la imagen es fiel y no se ha alterado). Muchas apps de gestión de gastos para autónomos incluyen esta homologación; compruébalo antes de tirar el papel.
Facturas en la nube
Puedes guardarlas en servicios en la nube, incluso fuera de España, si garantizas el acceso inmediato desde España. Si las guardas fuera de la UE, en países sin acuerdos de asistencia mutua, hay requisitos adicionales: lo más sencillo es usar proveedores con servidores en la UE.
Cómo organizarlas en la práctica
Un sistema sencillo que funciona para la mayoría de autónomos:
- Una carpeta por año y, dentro, una por trimestre (2027 → 1T, 2T, 3T, 4T).
- En cada trimestre, dos subcarpetas: emitidas y recibidas.
- Nombra los archivos de forma que se ordenen solos:
2027-03-15_Proveedor_Concepto_importe.pdf. - Una carpeta de declaraciones por año con los justificantes de 303, 130, 111, 115, 390, 347, 349 y Renta.
- Una carpeta aparte para bienes de inversión (facturas de ordenadores, vehículos, mobiliario), que guardarás más tiempo.
- Copia de seguridad en dos sitios distintos (por ejemplo, la nube y un disco externo).
- Revisión anual en enero: archiva el año anterior y elimina solo lo que ya haya superado los 6 años (y que no corresponda a bienes que sigas amortizando).
Si usas un programa de facturación y gestión de gastos, la mayor parte de esto lo hace automáticamente. Asegúrate de que puedes exportar tus facturas si algún día cambias de programa o te das de baja.
Si cambias de gestoría o de programa, descarga antes toda la documentación de los últimos 6 años. La obligación de conservarla es tuya, no del proveedor.
Errores frecuentes
- Tirar las facturas de papel después de hacerles una foto con el móvil sin digitalización certificada.
- Guardar solo 4 años desde la fecha de la factura, en lugar de contar desde el fin del plazo de la declaración.
- Tirar las facturas de bienes que todavía estás amortizando.
- Dejar los tickets térmicos en un cajón hasta que se borran.
- Depender solo del programa o de la gestoría sin tener una copia propia.
- No guardar las facturas emitidas porque «las tiene el cliente».
Preguntas frecuentes
Me he dado de baja como autónomo. ¿Tengo que seguir guardando las facturas? Sí. La obligación sigue durante el plazo de prescripción (4 años desde las últimas declaraciones) y el plazo mercantil de 6 años, aunque ya no tengas actividad.
¿Qué pasa si pierdo una factura? Si es una factura recibida, pide un duplicado al proveedor. Si Hacienda te pide una factura que no tienes, puede rechazar el gasto y el IVA deducido.
¿Puedo guardar las facturas solo en el programa de facturación? Sí, si el programa garantiza la conservación y el acceso. Pero haz exportaciones periódicas: si el proveedor cierra o cambias de programa, necesitas tener tus datos.
¿Qué es exactamente la digitalización certificada? Es un proceso de escaneo con un software homologado por la Agencia Tributaria que garantiza que la imagen es una copia fiel del original y que no se ha modificado. Solo con esa garantía puedes destruir el papel.
¿Y si me hacen una inspección de hace 5 años? Si han pasado más de 4 años desde el fin del plazo de la declaración y no se ha interrumpido la prescripción, Hacienda ya no puede liquidar ese periodo (salvo excepciones como bases negativas o bienes que se siguen amortizando).
¿Y la protección de datos? Las facturas contienen datos personales de clientes y proveedores. La obligación legal de conservarlas justifica guardarlas durante los plazos indicados; después, conviene eliminarlas de forma segura.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Los plazos de conservación y los requisitos de digitalización pueden cambiar: comprueba siempre la información vigente en la web de la Agencia Tributaria antes de destruir documentación. Última revisión: 28 de octubre de 2026.