La mayoría de las comprobaciones de Hacienda a autónomos no buscan grandes fraudes: buscan gastos mal deducidos. Un coche que también es familiar, comidas del día a día, la luz de toda la casa o facturas sin tu NIF. Cuando Hacienda los rechaza, no solo pagas el IRPF y el IVA que te ahorraste: también intereses y, a menudo, una sanción. Esta guía repasa los gastos que más problemas dan y qué necesitas para defenderlos.
En resumen
- Los más rechazados: coche y gasolina, comidas, viajes, regalos, móvil e internet de uso mixto, gastos de casa, ropa y gastos sin factura completa.
- La clave de todo gasto: que esté relacionado con tu actividad, con factura a tu nombre y anotado en tus libros.
- Lo que más ayuda: pruebas de para qué sirvió el gasto (cliente, proyecto, fecha, motivo) y pago por banco o tarjeta.
- Si te llega un requerimiento: contesta en plazo (normalmente 10 días hábiles), aporta documentación ordenada y no ignores la carta.
- Lo que cuesta un gasto rechazado: el impuesto que dejaste de pagar, intereses de demora y, si hay sanción, a partir del 50 % de esa cantidad (con reducciones si das tu conformidad y pagas).
Cómo detecta Hacienda los gastos dudosos
Hacienda no revisa factura por factura a todo el mundo. Usa cruces de datos y señales de alerta:
- Proporción gastos/ingresos fuera de lo normal para tu actividad. Un diseñador con un 60 % de gastos llama la atención.
- IVA soportado muy alto o 303 que salen a devolver de forma repetida.
- Cruce con declaraciones de terceros: lo que tus proveedores declaran en sus modelos 347, 303 o 190 frente a lo que tú deduces.
- Compras de vehículos (la DGT comunica las matriculaciones) o de bienes caros a tu nombre.
- Gastos típicamente personales que aparecen en tus libros (supermercados, restaurantes en fin de semana, ropa, tecnología de consumo).
- Facturación electrónica y Verifactu: a medida que se generalicen (Verifactu para autónomos desde el 1 de julio de 2027), Hacienda tendrá cada vez más información en tiempo real.
Lo más habitual es una comprobación limitada: te envían una carta (requerimiento) pidiendo los libros registro y las facturas de un periodo o de unos gastos concretos.
Los gastos más rechazados y cómo justificarlos
| Gasto | Por qué lo rechaza Hacienda | Cómo defenderlo |
|---|---|---|
| 1. Coche, gasolina, reparaciones | En el IRPF exige uso exclusivo para la actividad (salvo comerciales, transportistas, taxis…). Para un turismo familiar, lo rechaza casi siempre | Solo deducirlo en el IRPF si tu actividad está entre las excepciones o tienes un vehículo solo para trabajar. En el IVA, aplicar el 50 % y llevar un registro de desplazamientos |
| 2. Comidas en restaurantes | Considera que son gasto personal si no hay desplazamiento a otro municipio o si superan los límites | Pago con tarjeta, factura, límites diarios (26,67 € en España) y prueba del desplazamiento (cliente, encargo, congreso) |
| 3. Comidas con clientes y regalos | Difíciles de vincular y con límite del 1 % de la facturación | Anotar en cada factura el nombre del cliente y el motivo; guardar los correos que lo prueben |
| 4. Viajes | Sospecha de vacaciones encubiertas, sobre todo si coinciden con festivos o van acompañados | Programa del congreso o feria, reuniones con clientes, separar los días de trabajo de los de ocio |
| 5. Móvil e internet | Si la línea es de uso mixto, rechaza la deducción del 100 % | Línea exclusiva para el trabajo, o un porcentaje razonable si es mixta |
| 6. Gastos de casa (luz, alquiler, internet) | Sin afectación comunicada en el 036, o aplicando más del 30 % en suministros | Comunicar los metros en el 036, aplicar la fórmula legal y guardar plano o fotos del despacho |
| 7. Ropa y calzado | Es de uso cotidiano | Solo ropa de trabajo específica (uniformes, EPIs, vestuario de escena) |
| 8. Gastos con ticket o sin tu NIF | Sin factura completa no hay prueba suficiente (y no se deduce el IVA) | Pedir siempre factura con tu NIF; en webs, dar de alta tus datos fiscales antes de comprar |
| 9. Facturas a nombre de otra persona | El gasto no es tuyo | Que todos los contratos y facturas estén a tu nombre |
| 10. Bienes deducidos de golpe | Un ordenador o una furgoneta se amortizan, no se deducen enteros | Aplicar la tabla de amortización (salvo bienes de hasta 300 €) |
| 11. Sueldos a familiares | Sin contrato, alta en la Seguridad Social o trabajo real, Hacienda lo considera una forma de bajar el impuesto | Contrato laboral, alta, nóminas y pruebas del trabajo (correos, horarios, tareas) |
| 12. Formación no relacionada | No sirve a tu actividad actual | Programa del curso y relación con tus servicios |
| 13. Gastos anteriores al alta | No había actividad | Solo gastos inmediatamente previos y claramente necesarios para empezar |
| 14. Multas, recargos y sanciones | Nunca son deducibles | No deducirlos |
El kit de justificación: qué guardar siempre
Con estas costumbres, la mayoría de requerimientos se resuelven sin problemas:
- Factura completa de cada gasto, con tu nombre y NIF, la descripción y el IVA desglosado.
- Pago por banco o tarjeta, mejor con una cuenta solo para el negocio. Evita el efectivo; además, los pagos en efectivo de 1.000 € o más entre empresarios están prohibidos.
- Libros registro al día: ingresos, gastos y bienes de inversión. Tu programa de facturación los genera.
- Una nota del motivo en los gastos dudosos: «comida con X, cliente, presentación del proyecto Y», «viaje a Valencia, feria Z».
- Pruebas de la actividad: correos con clientes, presupuestos, contratos, agenda, programas de congresos.
- Modelo 036 actualizado: epígrafe correcto, local, vivienda afecta, vehículos.
- Conservar todo al menos 4 años desde el fin del plazo de la declaración (mejor 6, y más para bienes que sigues amortizando).
La prueba es tuya. En una comprobación, eres tú quien tiene que demostrar que el gasto está relacionado con la actividad. Una factura sola no siempre basta: el contexto es lo que convence.
Si te llega un requerimiento
Qué hacer
- No lo ignores. Revisa tus notificaciones en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria y en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú). Si estás obligado a recibirlas por vía electrónica, tienes 10 días naturales para abrirlas; si no lo haces, se dan por notificadas.
- Lee qué te piden exactamente: libros registro, facturas de ciertos gastos, justificantes de un periodo concreto.
- Contesta en plazo, normalmente 10 días hábiles (puedes pedir una ampliación).
- Aporta la documentación ordenada, con una breve explicación de los gastos dudosos y sus pruebas.
- Si te mandan una propuesta de liquidación, tienes otro plazo para presentar alegaciones. Es tu oportunidad de aportar más pruebas.
- Si no estás seguro, pídele ayuda a tu gestoría o a un asesor fiscal antes de contestar.
Qué puede costar un gasto rechazado
| Concepto | Cuánto |
|---|---|
| Cuota | El IRPF y el IVA que te ahorraste al deducir el gasto |
| Intereses de demora | Alrededor del 4 % anual sobre esa cuota, desde que debiste pagarla |
| Sanción (si Hacienda aprecia culpa) | En los casos leves, el 50 % de la cuota; más en los graves |
| Reducciones de la sanción | 30 % si das tu conformidad y 40 % adicional si pagas en plazo y no recurres |
Ejemplo: Laura dedujo en el IRPF 3.000 € de gastos de su coche familiar y el 100 % del IVA de la gasolina (630 €). Hacienda rechaza los 3.000 € en el IRPF y deja el IVA en el 50 %:
- Cuota: 900 € de IRPF (30 % de 3.000) + 315 € de IVA = 1.215 €.
- Intereses: unos 50 €.
- Sanción leve: 607,50 €, que con las dos reducciones queda en unos 255 €.
- Total: unos 1.520 €, frente a un ahorro inicial de 1.215 €.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años atrás puede revisar Hacienda? En general, 4 años desde el fin del plazo de presentación de cada declaración. La Renta de 2026 (presentada en junio de 2027) se puede revisar hasta mediados de 2031.
Me he dado cuenta de que deduje un gasto que no debía. ¿Qué hago? Corrígelo tú antes de que te lo reclamen: una declaración complementaria o rectificativa con recargo es mucho más barata que una sanción.
¿Me pueden sancionar aunque lo hiciera de buena fe? Si la interpretación era razonable o seguiste el criterio de tu asesor, puedes alegar que no hubo culpa, y a veces se evita la sanción. Pero la cuota y los intereses sí tendrás que pagarlos.
¿Es verdad que deducir muchos gastos te hace más visible? Un porcentaje de gastos muy por encima de lo habitual en tu actividad puede activar alertas. No es motivo para dejar de deducir lo que te corresponde, pero sí para tener todo bien justificado.
¿El 5 % de gastos de difícil justificación también me los pueden rechazar? No, si estás en estimación directa simplificada: se aplican sin justificantes. Es precisamente la vía para los pequeños gastos sin factura.
¿Qué pasa si mi gestoría se equivoca? Ante Hacienda respondes tú. Después, si el error fue de la gestoría, puedes reclamarle según vuestro contrato y su seguro de responsabilidad civil.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Los criterios de la Agencia Tributaria, los tipos de interés y el régimen sancionador pueden cambiar: comprueba siempre la información vigente y, si recibes un requerimiento, consulta con un asesor. Última revisión: 28 de octubre de 2026.